第3/2023号法律

第3/2023号法律
档案法
2023年3月13日

《第3/2023号法律》经立法会于2023年2月27日通过本法律，行政长官贺一诚于2023年3月2日发布本法律，并于2023年3月13日刊登于《澳门特别行政区公报》。

立法会根据《澳门特别行政区基本法》第七十一条（一）项，制定本法律。

第一章 一般规定

第一条
标的

本法律订定档案管理的法律制度，确保档案妥善保存和利用，以发挥档案的保存价值。

第二条
定义

为适用本法律的规定，下列用语的含义为：

（一）“档案＂：是指公共或私人实体在进行各类活动而直接形成或接收，对澳门特别行政区具保存价值的一系列文件，包括透过各种文字、图表、声像等任何形式和载体展现的纪录；

（二）“档案管理＂：是指有系统地对档案采取一系列管理措施，以进行文件的存档，以及档案的评估、保存和处置工作；

（三）“保存价值＂：是指有助于推动澳门特别行政区各类活动，保障法定权益，或促进历史、文化、学术的研究，以实现公共利益者；

（四）“历史价值”：是指档案所记载的内容能反映本澳发展的重要活动及事件，属保存价值的其中一种体现；

（五）“评估＂：是指对档案保存价值的判断。

第三条
适用范围

一、本法律适用于下列实体的档案：

（一）公共行政当局的部门及实体，包括行政长官办公室、政府主要官员办公室、自治基金及公务法人；

（二）澳门特别行政区的驻外办事处，但驻在地法另有规定者除外；

（三）立法会及司法机关；

（四）廉政公署及审计署。

二、本法律亦适用于下列实体的档案：

（一）公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构；

（二）其他私人实体。

三、为适用本法律的规定，公共部门及实体是指第一款（一）项、（二）项及（四）项所指者。

四、为适用本法律的规定，公共事业服务尤其包括：

（一）供水服务；

（二）供电服务；

（三）管路天然气及管路液化石油气的供气服务；

（四）电讯服务；

（五）空中、陆上及海上集体运输服务。

五、本法律所定的制度不影响澳门特别行政区保密法例规定的适用。

第四条
一般原则

档案管理应遵守下列一般原则：

（一）整体规划原则：档案所属实体应考量组织架构、资源、工作流程，以制订其档案管理规划，作为开展档案管理工作的依据；

（二）集中管理原则：档案所属实体应考量其资源，采取适当措施管理档案，以避免档案因分散保存和处置而带来的风险；

（三）档案完整原则：档案管理过程中，档案所属实体应采取适当措施，确保档案完整及免受任何损毁，以维护档案之间的联系和可持续使用；

（四）合作原则：公共部门及实体、立法会及司法机关应与文化局互相配合，以确保良好执行并持续完善档案管理工作；

（五）历史档案开放原则：澳门档案馆依法透过适当方式，向公众开放具历史价值的档案。

第五条
档案类型

一、档案按所属实体的性质作下列分类：

（一）公共档案：属于公共部门及实体、立法会及司法机关的档案；

（二）私人档案：属于公共资本企业、行政公益法人、提供公共事业服务的机构的档案及其他私人实体的档案。

二、公共档案按档案所属实体对档案的用途作下列分类：

（一）现行档案：档案所属实体常用的档案；

（二）半现行档案：档案已失去常用价值，但对档案所属实体的管理工作具有潜在价值；

（三）永久档案：档案对其所属实体的管理工作已失去使用价值，但所记载的事实具历史、文化、学术或公共利益价值，而应作永久保存。

三、公共档案按档案所属实体的活动性质作下列分类：

（一）一般行政档案：是指公共部门及实体、立法会及司法机关一般行政活动形成或接收的档案；

（二）职能档案：是指公共部门及实体、立法会及司法机关因其专职活动形成或接收的档案。

第二章 负责实体及专门小组

第六条
负责实体及职责

一、文化局为负责档案管理事务的实体，并具下列职责：

（一）督促遵守本法律，并向档案所属实体提出完善建议；

（二）推动收集具历史价值的档案；

（三）收藏具历史价值的档案，并对有关档案采取适当保护措施；

（四）应公共部门及实体、立法会、司法机关、公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构要求，提供档案管理方面的技术支援和发表意见；

（五）就涉及具历史价值的其他私人实体的档案和文献的保护发表意见；

（六）经评估后，确定私人档案的历史价值。

二、澳门档案馆作为文化局的从属机构，专责推行上款所指的工作。

第七条
专门小组

一、设立档案管理的专门小组，负责应文化局要求，就下列事宜发表意见：

（一）一般行政档案保存期限表；

（二）第九条第二款所指的档案管理相关的技术标准及指引；

（三）与档案管理有关的其他事宜。

二、上款所指的专门小组的组成及运作，以公布于《澳门特别行政区公报》（下称“《公报》”）的行政长官批示订定。

第三章 公共档案

第八条
档案管理义务

公共部门及实体、立法会及司法机关在档案管理方面负有下列义务：

（一）妥善保存档案，避免造成损毁或灭失；

（二）根据其组织架构制定档案管理计划；

（三）投放适当资源以确保档案管理计划的有效执行；

（四）指定负责档案管理工作的附属单位或工作人员；

（五）按下列场所优先顺序保存档案：

（1）辖下档案室；

（2）其他适合保存档案的指定场所；

（3）依职能形成或接收档案的附属单位；

（六）按照第十三条的规定处置档案；

（七）对档案进行第十三条第一款（二）项至（四）项所指的处置前，先向澳门档案馆提交档案清单。

第九条
档案管理

一、公共部门及实体、立法会及司法机关应根据第五条第二款所指的用途分类，采取适当的档案管理措施。

二、为适用上款的规定，以公布于《公报》的文化局局长批示订定档案管理相关的技术标准及指引。

第十条
存档

一、对具保存价值的一系列文件，应按第五条第三款所指的活动性质分类存档。

二、对同一类活动相关的文件，不论其形式或载体为何，应遵从同一方式存档。

第十一条
档案保存期限表

一、档案保存期限表包括：

（一）一般行政档案的档案保存期限表；

（二）职能档案的档案保存期限表。

二、档案保存期限表的格式，以公布于《公报》的文化局局长批示订定。

第十二条
档案保存期限表的订定

一、公共部门及实体、立法会及司法机关应订定档案保存期限表，以确定档案的保存期限和处置方式。

二、公共部门及实体的档案保存期限表的订定或修改方式如下：

（一）一般行政档案的档案保存期限表，由文化局对档案进行评估并经听取档案管理的专门小组的意见后提出建议，以公布于《公报》的行政长官批示核准；

（二）职能档案的档案保存期限表，由相关公共部门及实体对档案进行评估并经听取澳门档案馆的意见后提出建议，由所属的监督或监管实体以公布于《公报》的批示核准；如属廉政公署及审计署的档案保存期限表，则分别由廉政专员及审计长以公布于《公报》的批示核准。

三、上款（一）项所指的档案保存期限表，适用于所有公共部门及实体，而上款（二）项所指的档案保存期限表，则仅适用于相关公共部门及实体。

四、立法会及司法机关对档案进行评估并经听取澳门档案馆的意见后，得以立法会执行委员会议决、终审法院院长或检察长的批示订定或修改档案保存期限表。

五、上款所指的档案保存期限表应以适当方式对外公布。

第十三条
处置

一、档案保存期限表应订明下列处置方式：

（一）自行保管；

（二）移送澳门档案馆；

（三）销毁；

（四）执行澳门档案馆的决定。

二、公共部门及实体、立法会及司法机关应定期按照档案保存期限表对档案作出处置。

第十四条
移送澳门档案馆

上条第一款（二）项所指移送澳门档案馆收藏的档案应具完整性，且不论档案的形式或载体为何。

第十五条
销毁

一、保存期届满后的档案，方可销毁。

二、不得销毁档案保存期限表内已列为永久保存的档案。

第十六条
执行澳门档案馆的决定

对档案进行第十三条第一款（四）项所指的执行澳门档案馆的决定前，档案所属实体应向澳门档案馆提交档案清单，并根据澳门档案馆评估后得出的结果，将具历史价值的档案收藏于澳门档案馆，或将不具历史价值的档案销毁。

第十七条
特别评估

一、如出现下列情况，公共部门及实体、立法会及司法机关应向澳门档案馆提交有关的档案清单，以便澳门档案馆进行特别评估，并根据经评估后得出的结果，将具历史价值的档案收藏于澳门档案馆，或将不具历史价值的档案销毁：

（一）因不可抗力的原因而导致档案损坏；

（二）因档案所属实体即将撤销且其职能没有被其他公共实体接替。

二、为适用上款的规定，档案所属实体应于导致不可抗力的原因消灭后的第一个工作日或撤销之日前至少六十日通知澳门档案馆。

第十八条
不得转让和取得时效

不得转让公共部门及实体、立法会及司法机关的档案，亦不得因取得时效而取得有关档案。

第四章 私人档案

第一节 公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构的档案

第十九条
档案的保存

一、公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构具有妥善保存档案的义务，以确保档案的完整和安全。

二、为履行上款的规定，公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构须配合文化局要求提供档案管理的资料。

第二十条
档案的收藏

一、如出现下列情况，由文化局经评估后，确定档案的历史价值：

（一）应公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构的要求；

（二）公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构即将消灭。

二、为适用上款（二）项的规定，档案所属实体须于消灭之日前至少六十日通知文化局，并提交档案清单。

三、经文化局评估，确定档案的历史价值后，文化局与公共资本企业、行政公益法人及提供公共事业服务的机构订立协议，将具历史价值的档案收藏于澳门档案馆。

第二节 其他私人实体的档案

第二十一条
收集

一、文化局应推动收集具历史价值的私人实体的档案，经评估确定其历史价值后，透过接受捐赠或购买等无偿或有偿方式取得有关档案。

二、透过上款所指的方式取得的档案均属澳门特别行政区所有，并应收藏于澳门档案馆。

第二十二条
优先利用

捐赠者可优先利用其捐赠的档案，并可对有关档案中不宜向公众开放的部分提出限制利用意见。

第三节 表扬

第二十三条
证明书

根据第二十条或第二十一条第一款以捐赠等无偿方式将具历史价值的档案收藏于澳门档案馆，文化局向私人实体发出证明书，予以表扬。

第五章 馆藏档案的保护和利用

第二十四条
保护

澳门档案馆应采取适当的技术和措施，保护由其收藏且具历史价值的档案。

第二十五条
利用方式

一、澳门档案馆整理和著录馆藏的档案及文献后，定期公布开放予公众查阅的档案目录。

二、公众可查阅、复制及摘录澳门档案馆已开放的档案资料，但法律另有规定者除外。

第二十六条
公共档案的开放

一、澳门档案馆收藏的公共档案自该档案最后一份文件形成之日起计二十五年后应向公众开放。

二、如上款所指的公共档案内涉及个人资料的文件，符合下列任一情况予以开放：

（一）如所载的个人资料已全部被遮盖，且不可能被识别；

（二）如个人资料未能全部被遮盖，且知悉所涉文件有关的当事人死亡日，则自文件内最后死亡的当事人死亡日起计二十五年后开放；

（三）如不知悉上项所指的当事人死亡日，则自档案内最后一份文件形成之日起计一百年后开放。

第二十七条
私人档案的利用

收藏于澳门档案馆且所有权属澳门特别行政区的私人档案应开放予公众查阅、复制及摘录，但另有协议者除外。

第六章 资讯化和转录

第二十八条
资讯化

一、公共部门及实体、立法会及司法机关应推动其办公自动化系统、业务系统等系统与电子档案管理系统衔接。

二、上款所指的实体在推动其活动资讯化时，应确保其形成的电子档案具备以下性质：

（一）真实性：电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致；

（二）完整性：电子档案的内容、结构和背景资讯齐全且没有在资讯化的过程中被破坏、变异或丢失；

（三）可用性：以适当方式确保电子档案可被检索、呈现和理解；

（四）安全性：电子档案的管理过程可控、资料存储可靠，未被破坏和未被不当访问。

第二十九条
转录

一、公共部门及实体、立法会及司法机关的档案可转录于缩微胶卷或电子载体。

二、如档案转录于电子载体，适用上条第二款规定。

三、如档案转录于缩微胶卷，其操作应以能保证如实复制原始档案所需的技术进行。

四、上款所指的技术应具备以下条件：

（一）使文件的内容能准确显示；

（二）确保经转录后的内容与原始文件的内容具一致性；

（三）转录的过程可控和可靠。

五、经转录后的原始档案，应按已公布的档案保存期限表的规定进行处置。

第三十条
证明力

一、自缩微胶卷取得的副本和放大本，只要经档案所属实体的领导或内部批示指定的工作人员鉴证签署后，则具有与原件相同的证明力。

二、澳门档案馆收藏的档案，自原始档案或缩微胶卷取得的副本和放大本，经澳门档案馆馆长鉴证签署后，具有上款所指的证明力。

三、自电子载体取得的副本所具有的证明力，适用第2/2020号法律《电子政务》中有关电子文件的证明力规定。

第七章 检查和责任

第三十一条
检查

一、文化局依照本法律的规定，对公共部门及实体、立法会及司法机关的档案管理情况进行检查，尤其是：

（一）档案室的设施、设备配置及运作情况；

（二）档案管理计划落实情况；

（三）文件的存档及档案的处置情况。

二、为执行上款的规定，文化局可要求公共部门及实体、立法会及司法机关提供必需的资料。

第三十二条
合作义务

文化局为执行本法律而提出的要求，公共部门及实体、立法会及司法机关有义务提供合作。

第三十三条
《刑法典》规定的犯罪

《刑法典》的规定，适用于对档案实施的犯罪。

第三十四条
纪律责任

公共部门及实体、立法会和司法机关的领导、主管及工作人员违反第十五条、第十七条、第十八条和下条第二款的规定，且违反其职业上的义务者，须负纪律责任，且不影响倘有的民事及刑事责任。

第八章 过渡及最后规定

第三十五条
过渡规定

一、本法律生效后三年内，公共部门及实体、立法会及司法机关应根据第十二条的规定，订定或修改档案保存期限表。

二、在公布第十二条所指的档案保存期限表前，不得销毁档案，但不影响第三十八条第二款规定的适用。

三、本法律生效前已撤销且其职能没有被接替的实体的档案，由储存相关档案的实体向澳门档案馆提供档案清单，以便经评估后确定档案的处置方式。

四、本法律生效前，以寄存方式收藏于澳门档案馆的档案，其方式和效力维持不变。

第三十六条
补充法律

对本法律未有特别规定的事宜，补充适用《行政程序法典》的规定。

第三十七条
更新提述

一、在法律、规章和其他法律上的行为中对“保存期及最终用途”的提述，均视为对本法律所指的“档案保存期限表”的提述。

二、在法律、规章和其他法律上的行为中对“特定活动和职责范围内所制定档案”的提述，均视为对本法律所指的“职能档案”的提述。

三、在法律、规章和其他法律上的行为中对涉及档案的“最终用途”的提述，均视为对本法律所指的“处置”的提述。

第三十八条
废止

一、废止下列规定，但不影响下款规定的适用：

（一）十月三十一日第73/89/M号法令；

（二）第111/2019号行政命令；

（三）六月九日第101/84/M号训令；

（四）七月二十八日第139/84/M号训令；

（五）七月十三日第136/85/M号训令；

（六）三月二十二日第66/86/M号训令；

（七）一月十一日第9/88/M号训令；

（八）五月三十日第94/88/M号训令；

（九）五月二日第73/89/M号训令；

（十）九月十日第178/90/M号训令；

（十一）七月十五日第124/91/M号训令；

（十二）四月六日第84/92/M号训令；

（十三）第42/2020号社会文化司司长批示。

二、在第三十五条第一款所指的档案保存期限表生效前，上款（二）项至（十三）项所指的法规继续生效。

第三十九条
生效

本法律自公布后满一年起生效。

二零二三年二月二十七日通过。

立法会主席 高开贤

二零二三年三月二日签署。

命令公布。

行政长官 贺一诚