吉林省教育廳關於印發《吉林省普通高等學校學生檔案管理辦法（試行）》的通知

吉林省教育廳關於印發《吉林省普通高等學校學生檔案管理辦法（試行）》的通知
吉教學〔2018〕30號
2018年12月5日
有效期：2018年12月26日至今

• 版本資訊

各普通高等學校、研究生培養單位：

現將《吉林省普通高等學校學生檔案管理辦法（試行）》印發給你們，請遵照執行。

吉林省教育廳
2018年12月5日

吉林省普通高等學校學生檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為進一步加強學生檔案收集和管理工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，促使我省普通高校學生檔案管理工作規範化、制度化。根據《中華人民共和國檔案法》、教育部《高等學校檔案管理辦法》的相關規定，結合我省實際，制定本辦法。

第二條 學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體、美、勞及家庭政治、經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學校培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。

學生檔案管理是指對反映學生個人經歷和德、智、體、美、勞等各方面表現的各種文件材料進行收集、整理、歸（建）檔和保管，以及學生檔案的利用、轉遞等管理工作。

第三條 學生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，學生檔案管理必須實行集中統一管理的原則，確保學生檔案的完整、準確、系統、安全。

第四條　學生檔案工作必須堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、「三個代表」重要思想、科學發展觀、習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅持科學管理、改革創新，服務廣大青年學生，服務新時代中國特色社會主義偉大事業。

第二章 檔案管理機構與職責

第五條 高校要加強對學生檔案工作的領導，分管檔案工作的校領導要將學生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學生檔案工作，為學生檔案管理創造良好的工作環境和條件。

第六條 學生檔案種類多，流動性強，利用率高，工作量大。為加強管理，學校應根據學生數量成立學生檔案管理機構，配備專職人員負責學生檔案管理工作。有檔案館的高校，原則上應在檔案館下設專門學生檔案科室統一管理。檔案數量較少的單位，也應當設置專用房間保管檔案。閱檔場所、整理場所、辦公場所應當分開。

第七條 普通高校本（專）新生檔案，由招生就業部門統一接收、匯總、整理後按專業登記造冊（一式兩份）移交學生檔案管理部門。博士、碩士研究生入學檔案由研究生部門統一接收、匯總、整理後按專業登記造冊（一式兩份），移交檔案管理部門。

第八條 學生檔案管理部門工作職責

（一）接收、鑑別和整理學生檔案材料；

（二）辦理學生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生情況；

（四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作；

（六）辦理其它有關學生檔案事項。

第九條 高校學生檔案管理人員應遵紀守法，愛崗敬業，忠於職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

第三章 檔案歸檔範圍及內容

第十條 為適應國家人事工作需要，在校期間學生檔案應及時收集、整理，不斷充實完善。畢業時學生檔案一般應包含以下材料：

（一）入學材料：招收入學的本（專）科學生檔案材料，一般應包括高中學籍卡、高中畢業生登記表、高考體檢表、高考報名登記表、高考志願表、新生入學登記表、入團（入黨）申請書及志願書等材料。

招收入學的研究生除原個人檔案應有材料外，還應包括報考攻讀碩士學位研究生登記表、推薦免試攻讀碩士學位研究生登記表、報考攻讀博士學位研究生登記表、推薦免試直接攻讀博士學位登記表等材料。

（二）學習材料：各學習階段主修、選修、輔修的各科類課程學習成績登記表等材料。

（三）學籍材料：各學習階段結業、肄業、退學、休學、轉學、保留入學資格、復學等變更材料。

（四）鑑定材料：各學習階段學年鑑定表、軍訓鑑定表、品行鑑定等材料。

（五）實習材料：各學習階段實習鑑定表、實習報告等材料。

（六）畢業材料：高校畢業生（畢業研究生）登記表、畢業生（畢業研究生）就業通知書等材料。

（七）學位材料：各學習階段學位申請、授予等材料。

（八）獎勵材料：各學習階段獲得的各級表彰獎勵材料，包括各類獎學金登記表及其他榮譽表彰證明材料。

（九）處分材料：在校期間違反校紀校規、觸犯國家法律等形成的各類處分材料。

（十）組織材料：入黨（入團）申請書、志願書、自傳、入黨積極分子考察表、政審材料、思想匯報、預備黨員轉正申請書、黨團組織形成的其他有關材料；參加民主黨派的申請書、登記表等材料。

（十一）體檢材料：入學體檢表、學年體檢表、畢業生（畢業研究生）體檢表等材料。

（十二）出國（出境）材料：因公（私）出國（出境）審查表、備案表，在國（境）外學習、進修情況或鑑定等材料。

（十三）應徵入伍等其他具有保存價值、應予歸檔的學生個人材料。

第四章 檔案收集與管理

第十一條 學生檔案形成部門要重視學生檔案的日常收集、積累工作，要將實際反映學生德、智、體、美、勞方面的材料及時收集歸檔。

第十二條 學生檔案管理人員要將收集的材料認真鑑別，屬於歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，並經組織審查蓋章後方能歸檔。

第十三條 不屬於規定歸檔的材料，經過鑑別，可視情況分別處理，凡不應歸檔的退還形成材料的單位處理。

第十四條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內容分類整理。檔案入庫前，要更換統一和規範的學生檔案袋。

第十五條 學生檔案材料，不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。

第十六條 學生檔案信息記載要準確、規範。要求在填寫學生登記表、畢業證、學位證、畢業生報到證等各種涉及到學生個人信息的材料時，姓名與身份證號應真實、一致；各種表格上反映聲像特徵的照片要求是近照；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。

第十七條 研究生錄取時，應將其考研前的人事檔案材料收集齊全，移交學校學生檔案管理部門，檔案管理部門要對歸檔的檔案進行認真地清理和簽收。

第十八條 因病休學學生的檔案應當作非在校學生檔案妥善保存，復學後，應及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十九條 留級的學生檔案，每學年在接到教務處通知後，立即將其檔案轉到所留班級並登入班級名冊，將原來所在班級的名字註銷並說明原因。

第二十條 退學的學生檔案，按其有關規定將其檔案轉給有關的人事部門保管。

第二十一條 學生在受刑事處分期間，其檔案由學校學生檔案管理部門保管，刑滿釋放或重新就業的，檔案即按有關規定轉入其所在單位或居住地的人事部門保管。

第二十二條 學生出國不歸、失蹤、逃亡，其檔案仍由學校檔案館保管。

第五章 檔案保管與保護

第二十三條 根據安全保密和便於查找的原則，要對學生檔案進行嚴密、科學地保管。

學生檔案要有專門的庫房，要用鐵皮檔案櫃存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設施，上述安全設施應定期檢查。

（二）要保持庫房的清潔和庫房內適宜的溫度、濕度。

（三）保管學生檔案應建立登記和統計制度，每年核對一次，發現問題及時解決。

第二十四條 學生檔案管理部門要不斷研究和改進學生檔案的管理方法和保護技術，逐步實現科學化、標準化和現代化管理。

第六章 檔案利用

第二十五條 因工作需要查閱和借閱學生檔案，必須遵守下列規定：

（一）凡到檔案管理部門查閱學生檔案者，須持有關部門開具的介紹信，檔案管理部門要根據規定和需要提供利用服務。

（二）學生檔案一般不外借，必須外借時，須說明正當理由，並經學校檔案管理部門主要領導簽字批准後方可出館。

（三）查閱、借用學生檔案必須遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁拆卸、塗改、圈劃、摺疊、批註、抽取、撤換檔案材料,若出現此類問題按有關規定處理。

（四）學校檔案管理部門要為畢業生就業提供方便，畢業生就業部門需要查閱畢業生檔案的，經學生畢業就業管理部門負責人簽字批准後可以查閱。

第七章 檔案轉遞

第二十六條 學生畢業後，學校檔案管理部門應及時將畢業生檔案寄送至畢業生就業報到證上的就業單位或生源地公共人才服務機構。

第二十七條 本科畢業生考取外校研究生，學校應及時通知檔案室將檔案轉至錄取院校。

第二十八條 嚴格執行學生檔案轉遞制度，避免產生「無頭檔案」，轉遞學生檔案時應遵守下列規定：

（一）學生檔案應通過機要轉遞，不得由學生本人自帶。

（二）轉出的檔案必須完整、齊全，不得扣留材料或分批轉出。

（三）轉出的學生檔案必須按「檔案轉遞三聯單」的項目詳細填寫，嚴密包封。

第八章 考核、獎勵與處罰

第二十九條 高校學生檔案管理部門應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責。對表現突出的部門和人員以及重要的科研成果、管理成果給予表彰獎勵。

第三十條 有下列行為之一的，高校應對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依規給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）塗改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規的行為。

第九章 附則

第三十一條 本辦法適用於普通高等學校、研究生培養單位全日制在校學生檔案管理，成人、自考、網絡等學歷教育的學生檔案管理可參照本辦法執行。

第三十二條 高等學校根據本辦法制訂實施辦法。

第三十三條 本辦法由吉林省教育廳負責解釋。

第三十四條 本辦法自發布之日起試行。