政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法

政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法
制定機關：中華人民共和國國務院辦公廳
2023年7月30日
發布於2023年7月30日《國務院辦公廳關於印發《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的通知》（國辦發〔2023〕26號）

政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法

第一條　為了推進和規範政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》、《國務院關於在線政務服務的若干規定》等法律法規，制定本辦法。

第二條　本辦法適用於政務服務機構開展的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作。行政處罰、行政檢查等電子文件歸檔和電子檔案管理工作可參照執行。

本辦法所稱政務服務機構，是指行政機關和其他負有政務服務職責的機構。政務服務，是指政務服務機構在辦理依申請辦理的行政權力事項和公共服務事項過程中提供的服務。政務服務辦理系統，是指政務服務機構提供政務服務使用的統籌建設或者自行建設的信息系統。

本辦法所稱政務服務電子文件，是指政務服務機構在履行職責過程中通過政務服務辦理系統形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的信息記錄，由內容、結構、背景等組成。

本辦法所稱政務服務電子檔案，是指具有憑證、查考價值，對國家以及社會具有保存價值，並歸檔保存的政務服務電子文件。

第三條　政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作應當遵循統一規劃、全程管理、規範標準、高效利用、安全可控的原則。

第四條　來源可靠、程序規範、要素合規的政務服務電子文件，可以以電子形式歸檔並向檔案部門移交，除法律、行政法規另有規定外，不再以紙質形式歸檔和移交。

電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

第五條　國家檔案局、國務院辦公廳負責統籌協調全國政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關政策、規章制度和業務規範。

各級檔案主管部門負責監督和指導本級政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，審查政務服務電子文件歸檔範圍和檔案保管期限，會同有關部門研究制定相關規章制度和標準規範。

各級政務服務機構負責各自職責範圍內的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作，應當推動完善政務服務辦理系統歸檔功能，積極推進電子檔案管理信息系統建設，做好政務服務電子文件形成、辦理、歸檔和政務服務電子檔案保管、利用、移交等工作。

各級檔案館應當明確政務服務電子檔案移交進館要求，建設滿足電子檔案長期安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統，保障政務服務電子檔案規範接收、長久保存和共享利用。

第六條　各級政務服務機構應當依託全國一體化政務服務平台，積極推進政務服務辦理系統與電子檔案管理信息系統銜接，支撐政務服務電子文件和電子檔案全流程管理。

第七條　各級政務服務機構應當依據《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》、《機關檔案管理規定》、《企業文件材料歸檔範圍和檔案保管期限規定》等文件以及部門行政權力清單、責任清單、公共服務目錄等確定本單位政務服務電子文件歸檔範圍和檔案保管期限，並納入文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表進行管理。

政務服務辦理全過程中形成和調用的證據性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔範圍。政務服務電子檔案保管期限應不低於行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。

第八條　政務服務電子文件一般以辦件為基本單位進行歸檔整理，政務服務電子文件元數據和以數據共享形式調用的電子證照等電子文件及其元數據應當與該辦件辦理材料一併歸檔。涉及聯合辦理的政務服務，相關政務服務機構應當按照各自職責做好政務服務電子文件歸檔工作。

第九條　政務服務電子文件歸檔格式應當符合國家標準規範，並且通用、開放、不綁定軟硬件。加密的政務服務電子文件應當解除加密技術手段後歸檔。

政務服務電子文件歸檔一般採用在線實時歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以採用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不能超過辦理完畢後的第二年6月底。

第十條　各級政務服務機構應當按照國家有關規定，在政務服務電子文件歸檔、政務服務電子檔案移交等環節進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測。

第十一條　各級政務服務機構應當做好本單位政務服務電子檔案安全管理工作，定期開展電子檔案備份，做好電子檔案登記、日常檢查、轉換、遷移、鑑定、銷毀等工作。政務服務電子文件辦理過程中應當按照國家有關法律法規要求，規範使用密碼技術進行保護。

第十二條　各級政務服務機構應當按照國家有關規定向檔案館移交政務服務電子檔案並附具開放利用意見。各級檔案館應當做好政務服務電子檔案接收工作，提升安全管理水平，按照國家有關規定對接收的政務服務電子檔案進行檢測，確保真實性、完整性、可用性和安全性。

政務服務電子檔案移交一般採用在線移交方式，不具備條件的可以採用離線移交方式。

第十三條　各級政務服務機構應當在符合國家網絡安全、數據安全等有關法律法規要求的前提下，依託政務服務平台積極推進本單位政務服務電子文件和電子檔案共享利用。

第十四條　各級檔案主管部門可以依據有關法律、行政法規對政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查，對發現的問題督促有關單位及時整改。

第十五條　涉及國家秘密的政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理，依照有關保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。

第十六條　各省（自治區、直轄市）、新疆生產建設兵團檔案主管部門會同同級政務服務機構，可以參照本辦法，結合當地實際情況，制定本地區的具體管理辦法。

第十七條　本辦法由國家檔案局、國務院辦公廳負責解釋。

第十八條　本辦法自印發之日起施行。