GB 826-1989 發文稿紙格式

中華人民共和國國家標準
發文稿紙格式
Layout key for original document of administration
GB 826-1989
1989年2月22日

1989年9月1日起實施。

本標準目的在於建立和健全我國國家機關文件格式的統一系統，簡化和統一文件格式，以便於對文件有效、迅速、準確的生成和處理。

正文

1　主題內容與適用範圍

本標準規定了發文稿紙的標準格式。

本標準適用於國家各機關、各社會團體和企事業單位的文件生成、傳遞和處理過程。

註：對少數民族地區的文件，文件格式的編排可參照本標準根據有關規定設計使用。

2　總體尺寸、頁邊和圖文區

2.1　稿紙幅畫尺寸

發文稿紙用紙幅面尺寸當前國內一般採用16開型260mm×184mm（長×寬），有條件的機關和涉外部門，可推薦採用國際標準A4型297mm×210mm（長×寬）（見圖1、圖2）。

2、2　頁邊和圖文區尺寸

發文稿紙上白邊（天頭）寬20±0.5mm

發文稿紙下白邊（地腳）寬7±0.5mm

發文稿紙左白邊（訂口）寬20±0.5mm

發文稿紙右白邊（翻口）寬15±0.5mm

國內通用16開型紙幅面圖文區尺寸為233mm×149mm（長×寬）。

國際標準A4型紙幅面圖文區尺寸為270mm×175mm（長×寬）。

3　圖文區的劃分

為了確定並便於說明各項目區域的位置，對發文稿紙圖文區縱向與橫向劃分。

3.1　縱向劃分

圖文區縱向劃分為行，每行的基本行距為2.5mm。16開型紙圖文區長為233mm，可分為93行，A4型紙圖文區長為270mm，可分為108行（見圖1、圖2）。

3.2　橫向劃分

圖文區橫向劃分為列，每列距離為2.5mm。16開型圖文區寬149mm，可分為60列；A4型紙圖文區寬175mm，可分為70列（見圖1、圖2）。

4　圖文區

圖文區分為眉首區、說明區、標題區和正文區四部分。各欄目具體尺寸、位置見圖3、圖4。

4.1　眉首區

此區用於填寫發文單位名稱、文件密級和緩急時限。

4.1.1　單位名稱：本區預先印上發文單位名稱，後綴「發文稿紙」四字；單位名稱要用全稱或規範化簡稱。

4.1.2　密級和緩急時限：此欄用於填寫文件的機密程度和文件要求處理的時間限度。機密程度可GB 7156-87文獻保密等級代碼的規定用漢字填寫；緩急可按規定用漢字填寫。

4.2　說明區

此區用於填寫文件製作過程中的各種標識、各欄內容說明。

4.2.1　簽發：由承辦單位的負責人簽署核准意見及姓名與日期，表示同意該文件發出並生效。

4.2.2　會簽：由兩個或兩個以上單位聯合發文時，由各有關單位負責人簽署核准意見及姓名與日期，表示同意該文件發出並生效。如聯合發文單位較多，此欄位置不夠時，可另附附頁。主要承辦單位的負責人應在簽發欄中簽署意見及姓名與日期。

4.2.3　主送：此欄用於順序填寫主辦與答覆文件的主送單位的名稱。

4.2.4　抄送：此欄用於順序填寫需要了解文件內容，以便協助辦理的抄送單位的名稱。

4.2.5　發文號：此欄用於填寫發文單位統一編制的文件字號及文件生效日期。

4.2.6　核稿：此欄由負責審核報上級簽發文稿的人員簽署姓名並填寫日期。

註：如有些單位核稿層次多，或需增列項目則可在擬稿單位欄和印刷欄兩行之間增列1-2行標記。

4.2.7　擬稿單位：此欄用於填寫起草文稿的單位或單位內文稿起草部門的名稱。

4.2.8　擬稿：此欄由文稿起草人簽署姓名及日期。

4.2.9　印刷：此欄由文稿印製人員簽署姓名及日期。

4.2.10　印刷：此欄由文稿印製人員簽署姓名及日期。

4.2.11　份數：此欄填寫文件的印刷份數。

4.2.12　附件：此欄用於順序填寫在正式文件之後所附材料的標題及其份數。

4.2.13　主題詞：此欄用於根據文件的中心內容填寫文件主題詞。

4.3　標題區

此區用於填寫文件的標題。文件標題應當準確、簡要概括文件的主要內容。

4.4　正文區

此區用於按規定書寫文件正文。書寫時一律從左向右編排（少數民族文字除外），正文文字每行長度與圖文區寬度相等。每段首行應空兩個字位置起始書寫。書寫時，應採用符合檔案保管要求的書寫材料，字跡要求清晰、整齊。

• 
  圖1　國內使用16開型紙圖文區示意圖
• 
  圖2　推薦採用國際標準A4型紙圖文區示意圖
• 
  圖3　當前國內使用16開型紙圖文區示意圖
• 
  圖4　國際標準A4型紙圖文區示意圖

附加說明

本標準由全國文件格式及數據元標準化技術委員會提出。

本標準由全國文件格式及數據元標準化技術委員會負責起草。

本標準主要起草人沈國超、胡杰、房慶。