廣州市檔案管理規定

廣州市檔案管理規定
沿革及最新版
制定機關：廣州市人民政府

2008年4月15日廣州市政府第13屆41次常務會議討論通過
2008年5月21日廣州市人民政府令第9號公布
根據2015年1月11日廣州市人民政府令第116號修改

第一條　為加強檔案管理，保障完整收集、安全保管和有效利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》等法律、法規，結合本市實際，制定本規定。

第二條　本市行政區域內的檔案收集、管理和利用活動適用本規定。

第三條　各級人民政府應當將檔案事業建設列入本地區國民經濟和社會發展規劃，統籌安排檔案事業發展所需經費。

各級人民政府應當將檔案信息化建設納入當地信息化建設總體規劃，建立檔案信息公共服務體系，提高檔案利用效率。

第四條　市檔案行政管理部門主管本市的檔案工作，負責組織實施本規定。

區、縣級市檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案工作，業務上受市檔案行政管理部門的監督和指導。

第五條　機關、人民團體、企業事業單位和其他組織應當建立健全檔案管理制度，集中、統一管理本單位的檔案；同時為檔案工作提供必要的條件，保障依法開展檔案工作。

機關、人民團體、國有企業事業單位和屬於國家所有的其他組織的檔案列入國有資產管理範圍。

第六條　各級國家檔案館負責收集和永久保管多種門類的檔案，並向社會提供利用。各級國家檔案館收集檔案的範圍，由同級檔案行政管理部門制定，報同級人民政府批准後公布實施。

專門檔案館負責收集和永久保管特定領域的檔案，並向社會提供利用。專門檔案館收集檔案的範圍，由其行政主管部門會同市檔案行政管理部門制定。

部門檔案館負責收集、保管本部門及其所屬機構形成的檔案，並在一定範圍內提供利用。部門檔案館收集檔案的範圍，由其主管部門制定。

第七條　機關、人民團體、國有企業事業單位應當自成立之日起3個月內建立檔案工作機構或者指定專人負責本單位的檔案工作。

第八條　機關、人民團體、企業事業單位和其他組織應當配備專職或者兼職的檔案工作人員。檔案工作人員應當具備專業知識，並接受檔案管理崗位培訓。

檔案工作人員工作調動時，交接雙方應當對保管的檔案進行清點、登記，並進行業務交接，以保證檔案工作的連續性。

第九條　電子文件的歸檔範圍和保管期限應當參照國家關於紙質文件歸檔範圍和保管期限的規定執行。應該歸檔的電子文件應當在形成後即時歸檔。具有永久和長期保存價值的電子文件，應當製成紙質文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔，同時使兩者建立關聯。不能製成紙質文件的視頻、音頻電子文件，應當按照國家標準以通用格式存儲於磁性載體或者光盤，脫機保管。

磁性載體上的歸檔電子文件應當每4年轉存一次，原載體同時保留至少4年。存儲歸檔電子文件的磁性載體應當每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於10%。發現問題應當及時採取恢復措施，確保歸檔電子文件安全有效。

機關、人民團體、企業事業單位和其他組織應當指定有關部門或者專人負責本單位的電子文件歸檔工作，將電子文件的管理納入本單位的文件管理制度和相關人員的崗位職責。

本規定所稱的電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。

第十條　機關、人民團體、國有企業事業單位應當按照下列規定移交檔案：

(一)列入市、區、縣級市國家檔案館收集範圍的檔案，按照《廣東省檔案條例》規定的期限向同級國家檔案館移交；

(二)列入專門檔案館、部門檔案館收集範圍的檔案，按照《廣東省檔案條例》規定的期限分別向專門檔案館和部門檔案館移交；

(三)每年的6月30日之前向同級國家檔案館移交上一年度歸檔的電子文件；

(四)非常設單位和不具備檔案保管條件的常設單位主辦或者承辦重大活動形成的檔案，自活動結束之日起3個月內，向同級國家檔案館移交；

(五)被撤銷的單位的檔案，自單位被撤銷之日起3個月內，向被撤銷單位的市屬主管部門移交，無主管部門或者主管部門不具備接收條件的，向同級國家檔案館移交。

列入國家檔案館收集範圍並依法可以隨時向社會開放的檔案，可以提前向同級國家檔案館移交。

各單位應當嚴格遵守移交檔案的期限，不得以任何理由拒絕移交。

第十一條　各級國家檔案館應當建立和健全檔案收集制度，廣泛收集、徵集下列檔案、資料：

(一)反映本地區重大活動的檔案、資料；

(二)反映本地區著名人物的檔案、資料；

(三)在本地區內產生重大影響的自然災害、事故災難、突發公共衛生和社會安全事件等突發事件形成的檔案、資料；

(四)反映本地區歷史的具有保存價值和地方特色的檔案、資料。

第十二條　機關、人民團體、國有企業事業單位應當在下列資料和物品形成或者獲得後的5年內向同級國家檔案館移交：

(一)授予或者贈送市、區、縣級市人民政府的獎牌、獎盃、獎狀、錦旗、榮譽證、禮品等有保存價值的實物；

(二)本市召開的國際性、全國性、地區性的重要會議及全市性重大活動形成的題詞、字畫和照片、錄音、錄像等文字、聲像資料；

(三)反映本市經濟社會各項事業發展情況和具有歷史性保存價值的其他資料和物品。

第十三條　機關、人民團體、企業事業單位和其他組織應當在每年6月30日前向同級國家檔案館報送檔案的電子目錄，國家另有規定的除外。

各區、縣級市國家檔案館、市專門檔案館和部門檔案館應當在每年8月30日前向市國家檔案館報送檔案的電子目錄和已開放檔案的電子文件。

第十四條　重大活動主辦或者承辦單位應當負責檔案的收集、整理和移交工作。

主辦或者承辦單位應當在重大活動舉辦之前通知同級檔案行政管理部門，並會同檔案行政管理部門制定重大活動檔案收集方案，明確重大活動檔案管理的責任部門和人員，落實相應的保障措施。

同級檔案行政管理部門應當對重大活動形成的檔案的收集、整理、鑑定和保管等工作給予指導。

本條所稱重大活動是指：

(一)黨和國家領導人在本市的公務活動；

(二)省領導在本市的重要公務活動；

(三)市領導的重要公務活動；

(四)外國元首、政府首腦、政黨領袖或者國際組織負責人、著名外國社會活動家在本市的參觀訪問以及友好城市與本市重要來往活動；

(五)在全市具有重大影響的政治、經濟、科學、技術、文化、宗教活動或者公益性活動。

第十五條　行政區劃調整或者機構的設立、變更、撤銷時，有關單位應當接受檔案行政管理部門的監督指導，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，並按照國家和省、市的有關規定向國家檔案館移交檔案，同時向同級檔案行政管理部門報告檔案移交情況。

第十六條　基本建設工程、科學研究成果、產品試製、重要設備開箱以及其他技術項目進行驗收、鑑定時，應當通知本單位的檔案工作機構參加。檔案部門應當對該項目檔案進行檢查驗收，並簽名確認。對項目檔案收集不齊全、整理不規範的，檔案部門應當提出整改意見。

各級人民政府投資主管部門組織或者委託組織進行竣工驗收的固定資產投資項目，同級檔案行政管理部門應當對該項目檔案進行驗收。未經檔案驗收或者檔案驗收不合格的項目，項目業主不得進行或者通過該項目的竣工驗收。

第十七條　非國家所有的單位的檔案，對國家和社會有保存價值的，有關單位應當向所在地國家檔案館報送目錄。

企業事業單位和其他組織具有對國家和社會有保存價值檔案，又不具備檔案保管條件的，可以向所在地國家檔案館寄存。

第十八條　檔案館建設應當符合國家關於檔案館建築設計規範和標準的要求，檔案館的設施、設備應當達到檔案安全保管和方便利用的條件。

依法負有向市國家檔案館移交檔案義務的機關、人民團體、國有企業事業單位，應當根據每年檔案產生的數量，設置能夠存放20年以上檔案的庫房和必需的辦公用房；依法負有向區、縣級市國家檔案館移交檔案義務的機關、人民團體、國有企業事業單位，應當根據每年檔案產生的數量，設置能夠存放10年以上檔案的庫房和必需的辦公用房。

檔案館應當妥善保管存儲與管理電子數據的設施設備，確保檔案信息安全。

第十九條　檔案館應當按照國家有關規定，定期向社會公布應開放檔案的目錄，為利用者提供檢索、閱覽、複印等檔案公共服務項目。

檔案館向公眾提供的檔案、資料，應當逐步以縮微品或者其他形式的複製件代替檔案原件;對古老的或者具有重大保存價值的珍貴檔案、資料，應當以複製件代替原件。

各級國家檔案館是同級人民政府公開信息的查閱場所，應當配備相應的設施、設備，通過現場查閱和網絡查詢的方式方便公眾查閱利用已公開現行文件。

第二十條　機關、人民團體、企業事業單位和其他組織應當把檔案信息化建設納入本單位信息化建設規劃，統一設計和實施，加快推動檔案數字化工作，實現檔案管理系統與本單位信息系統的互聯互通。

檔案館應當建立檔案信息公共服務體系和檔案信息資源數據庫，逐步實現檔案信息資源共享，依法向社會提供所保管的已公開的檔案信息資源。

第二十一條　寄存檔案的所有權屬於寄存檔案的所有者，未經檔案所有者同意或者授權，檔案館不得向他人提供利用或者擅自公布。

鼓勵私有檔案向社會開放。

第二十二條　檔案館提供社會利用的檔案可以按照國家規定的收費標準收取費用。

機關、人民團體、企業事業單位、其他組織和個人利用其所移交、捐贈、寄存的檔案，檔案館應當優先、無償提供。

第二十三條　有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門或者有關行政管理部門責令限期改正，對有關單位或者相關責任人員給予通報批評;情節嚴重或者逾期不改的，由任免機關或者監察機關按照管理權限對相關責任人員依法給予行政處分：

(一)違反本規定第五條，未建立本單位檔案管理制度，或者未對本單位檔案實行集中、統一管理的；

(二)違反本規定第六條，擅自頒布和實施專門檔案館收集範圍的有關規定的；

(三)違反本規定第九條，未建立電子文件管理制度，或者未按規定歸檔管理電子文件的；

(四)違反本規定第十條、第十二條、第十三條，不按規定期限移交或者拒絕移交檔案、電子文件和檔案的電子目錄的；

(五)違反本規定第十四條，主辦或者承辦重大活動的單位，不履行收集、整理和移交重大活動檔案義務的；

(六)違反本規定第十六條，對未經檔案驗收或者檔案驗收不合格的重點建設項目進行竣工驗收的；

(七)違反本規定第十八條，檔案保管條件不符合規定，危及檔案安全的；

(八)其他違反檔案法律、法規、規章的行為。

法律、法規、規章對違反檔案管理行為設定了行政處罰的，從其規定。

第二十四條　檔案工作人員有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關行政管理部門或者監察機關按照管理權限依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

(一)違反本規定第十九條，不按規定開放檔案或者提供利用檔案的；

(二)違反本規定第二十一條，未經寄存檔案的所有權人同意，擅自公布或者利用寄存檔案的；

(三)其他違反檔案法律、法規、規章，造成檔案損失的行為。

第二十五條　本規定自2008年7月1日起施行。